GetYourTeacher

GetYourTeacher besteht im Rahmen von SchoolOffice aus Personalbedarfsmeldungen, Bewerbung-Online, Dienstantrittsmeldungen mit Generierung von Dienstverträgen. Es ermöglicht so eine teilautomatisierte Abwicklung von bewerber- bzw. lehrerrelevanten Datenflüssen und Workflows zwischen den Landesschulräten (LSR) bzw. Stadtschulrat für Wien (SSR) in Verbindung mit den zugeordneten Schulen unter Ausnutzung der durch SchoolOffice zur Verfügung gestellten Technologien und Infrastruktur.

Der Schulrat positioniert sich dabei als Personaldienstleister für seine ihm zugeordneten Schulen mit folgender Zielsetzung:

  • Ermittlung und Abdeckung des Personalbedarfs an den Schulen
  • Beschleunigung der Personalrekrutierung durch eine standardisierte Kommunikationsschiene zwischen Schule und Schulrat
  • Erhöhte Transparenz hinsichtlich des Personalbedarfs und Personaleinsatzes
  • Effizienzsteigerung im Bereich der Personalverwaltung
Der Ablauf des Workflows wird in dieser Grafik veranschaulicht:

Bedarfsmeldungen

Schulen verwenden Bedarfsmeldungen dazu, einen geänderten Personalbedarf an den zuständigen Schulrat zu melden. Diese Meldungen stellen in weiterer Folge im Rahmen der Personalverwaltung und speziell für das Bewerberverfahren die Basis für die

  • Suche (Ausschreibung)
  • Objektivierung
  • Zuteilung

von LehrerInnen zur Abdeckung des Personalbedarfs dar.

Bedarfsmeldungen werden unterschieden in

  • Offene Stunden: Es besteht ein neuer Personalbedarf zur Abdeckung von Unterrichtsleistungen in einem bestimmten Gegenstand und Stundenausmaß
  • Weiterverwendung: Ein bestehendes (befristetes) Dienstverhältnis eines/r LehrerIn an einer Schule soll für die angegebenen Unterrichtsleistungen verlängert werden.
  • Keine Weiterverwendung: Für den/die angegebene LehrerIn besteht kein Bedarf für eine Verlängerung des Dienstverhältnisses an dieser Schule.
  • Unterbeschäftigung/Reduzierung: Der Einsatz an der Schule unterschreitet das vertraglich vereinbarte Beschäftigungsausmaß.

Diese Meldungen sind von der Schule in GetYourTeacher elektronisch zu erfassen und werden zur weiteren Verarbeitung automatisch im INTERCOM® Visual Desktop an die zuständige Personal- bzw. Bewerberabteilung des Schulrates übermittelt.

Online Bewerbung

Über eine Web-Plattform wird neben der Publikation der relevanten Ausschreibungen die Möglichkeit für BewerberInnen geboten, die Bewerbung direkt zu erfassen. Die im Visual Desktop .net erfassten Ausschreibungen werden automatisch in der Web-Applikation zur Verfügung gestellt und können nach Region (Bundesland, Bezirk), Schultyp sowie den fachlich geforderten Qualifikationen gefiltert werden.

Für den eigentlichen Bewerbungsvorgang sind von dem/der BewerberIn die für das ausgewählte Bundesland und Schultyp/Bewerbungstyp vorgeschriebenen Daten zu erfassen bzw. bei einer neuerlichen Bewerbung zu ergänzen bzw. aktualisieren.

  • Allgemeine Kontaktdaten
  • Passfoto
  • Persönliche Daten
  • Qualifikationen
  • Ausbildungen
  • Vordienstzeiten
  • Upload für Zeugnisse und sonstige schriftliche Bestätigungen inkl. Prüfung der digitalen Signatur (falls vorhanden)

Die eingegebenen Daten werden soweit dies technisch möglich ist validiert und nach erfolgter Eingabe an den zuständigen LSR/SSR zur Bearbeitung weitergeleitet. Neben der Einsicht auf Reihungslisten entsprechend den landesspezifischen Regelungen kann der Fortschritt der Erledigung der Bewerbung über die Web-Applikation abgerufen werden.

Recruiting Pool

Unter Recruiting Pool wird die Menge aller zur Verfügung stehenden LehrerInnen verstanden, welche für eine Zuweisung zur Verfügung stehen. Dazu zählen:

  • Versetzungen
  • Unterbeschäftigte LehrerInnen
  • Bewerberevidenz
  • Aktuelle Bewerbungen

Die für die Zuordnung passenden Listen der zur Verfügung stehenden LehrerInnen werden unter Berücksichtigung der benötigten Qualifikationen (Fachkenntnisse), dem aktuellen Beschäftigungsstand und sortiert nach der Punkteanzahl aus den Objektivierungskriterien erstellt.

Bedarfsbearbeitung

Die Zuordnung von verfügbaren LehrerInnen erfolgt unter Verwendung des Recruiting Pools, d.h. einer nach Objektivierungskriterien sortierten Liste von verfügbarem Lehrpersonal, die die jeweils geforderten Qualifikationen besitzen. Dabei wird zu jedem gemeldeten Bedarf konkret eine Person mit folgenden Attributen zugeordnet:

  • Unterrichtsgegenstand (ergibt sich aus der Bedarfsmeldung)
  • Stundenausmaß (ergibt sich aus der Bedarfsmeldung)
  • Status: vorläufige Zuweisung (Vorschlag von Seiten des Schulrates) oder Zuweisung
  • Typ: Stammschule oder Mitverwendung

Der aktuelle Zuweisungsstatus (offen, vorläufig, zugewiesen) ist für die Schule einsehbar und wird laufend aktualisiert.

Bedarfsmonitoring und Bedarfsanalyse

Das Bedarfsmonitoring zielt darauf ab, einen aktuellen Bearbeitungsstatus von Bedarfsmeldungen zu erhalten.

Schule

  • Aufstellung aller Bedarfsmeldung eines Zeitraums mit Filtermöglichkeiten nach Zuweisungsstatus und Schulfächern.

Schulrat

  • Aufstellung aller Bedarfsmeldung eines Zeitraums mit Filtermöglichkeiten nach Schule, Zuweisungsstatus und Schulfächern.
  • Nach Schulstandorten gruppierte Aufstellung von offenen (d.h. unbesetzten) Stunden.
  • Aufstellung aller LehrerInnen, deren aktuelles Beschäftigungsausmaß das vertraglich zugesicherte unterschreitet.

Die Bedarfsanalyse sieht Auswertungsmöglichkeiten vor, die Tendenzen hinsichtlich benötigten Lehrpersonals in bestimmten Gegenständen frühzeitig erkennen lassen und als Basis für die Personalpolitik dienen sollen.

Dienstantrittsmeldungen/Erhebungsblätter

Dienstantrittsmeldungen enthalten die Information, dass ein(e) LehrerIn den Dienst an der zugewiesenen Schule tatsächlich angetreten hat. Die Dienstantrittsmeldung beinhaltet dazu das Erhebungsblatt für die Lehrfächerverteilung der jeweiligen Lehrerin bzw. des Lehrers. Optional kann auch die Kontoerklärung auf diesem Weg übermittelt werden.

Zur vereinfachten Erfassung der Lehrfächerverteilung an der Schule kann aus dem Programm "Untis" der Firma Gruber & Petters ein Formular im Format einer Excel-Datei exportiert und in SchoolOffice importiert werden. Weitere Daten können nach dem Import ergänzt und laufende Änderungen direkt in SchoolOffice vorgenommen werden.

Ergeben sich unterjährig Änderungen in der Lehrfächerverteilung, so werden diese auf demselben Weg als Änderungsmeldung an den Schulrat übermittelt.

Die Freigegebenen Meldungen werden im jeweiligen LSR/SSR automatisch in den Visual Desktop .net als Geschäftsfall (Subzahl) importiert und dem zuständigen Sachbearbeiter zugewiesen. Aus den Erhebungsblatt werden die für die Besoldung relevanten Informationen zum Stundenausmaß gewonnen. Darüber hinaus erfolgt über vordefinierte Dokumentvorlagen die automatisierte Erstellung des Dienstvertrags.


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